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Endereço
São Paulo, SP, BR
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Assistente Executivo - Temporária

País : Brasil Brasil

Estado : São Paulo

Estado/Distrito : São Paulo

Cidade : São Paulo

Categoria : Retalho

Tipo de contrato : Temporario

Tipo de emprego : A tempo inteiro

Descrição do cargo

- Vaga temporária para cobertura de licença maternidade.
- Controlar o cronograma de reuniões através da elaboração de cronogramas semanais, quinzenais e anuais, com datas pré-determinadas, conciliando as agendas da presidência.
- Organizar a agenda
dos executivos para a entrevista e integração de novos colaboradores, através
da conciliação das agendas e follow-up com o RH.
- Controlar a agenda
da presidência, diretorias, conselheiros, acionistas e comitê, evitando o
conflito de compromissos, marcando e organizando reuniões internas e externas
conforme a disponibilidade, verificando e reservando o local.
- Participar de
reuniões com a presidência, diretoria, conselho e comitês, realizando o
acompanhamento de pautas e elaborando atas, visando a formalização e follow up
dos assuntos apresentados pelos participantes.
- Interagir com as
áreas para o envio dos dados e materiais a serem apresentados, visando garantir
o recebimento e a consolidação das informações previamente.
- Realizar a
conferência e providenciar o lançamento de notas fiscais no sistema Oracle,
acompanhando desde o recebimento do documento até o pagamento na data
estipulada.
- Elaborar e
acompanhar o cronograma anual de visita às lojas dos executivos, via planilha
de Excel, programando a visitação nos principais eventos.
- Arquivar e
organizar documentos físicos e eletrônicos, mantendo a cópia digitalizada,
fazendo a triagem, estruturando a forma de arquivo e separando por categoria.
- Organizar e
controlar a agenda para a participação em fóruns, feiras, congressos, reuniões
externas, viagens nacionais e internacionais, elaborando um cronograma anual
com todos os eventos.
- Providenciar as
viagens dos executivos junto a área de Viagens, solicitando o aéreo, a
hospedagem e o transporte terrestre conforme o trajeto. Acompanhar e garantir a
entrega dos vouchers para os executivos.
- Fornecer o apoio
logístico em reuniões e eventos conforme agenda, providenciando a limpeza e
arrumação do local, solicitando água, café, coffee break e equipamentos, a fim
de disponibilizar os recursos necessários e preparar o ambiente para a realização.
- Interagir com a
Gerência de Compras e Facilities para ter o apoio das equipes de segurança,
recepção e administração sempre que necessário.
- Organizar os
contatos de cada executivo, verificando a melhor forma de classificação e
utilizando soluções e aplicativos específicos, visando a rápida localização.
Apoiar também na organização dos e-mails, visando facilitar a busca de
informações.
- Controlar as
correspondências físicas e eletrônicas, recebendo, protocolando, separando e
entregando aos executivos no mesmo dia do recebimento.
- Fazer o atendimento
dos clientes internos e externos, recepcionando as pessoas, fornecendo
informações, contato telefônico, registrando e transmitindo recados, orientando
e encaminhando as pessoas e respondendo e-mails.
- Assessorar a alta
direção em assuntos diversos conforme demanda e mantendo a confidencialidade,
tais como suporte na agenda, controle de pagamentos, renovação de assinaturas e
atualização de documentos (CNH, passaporte, visto, dentre outros documentos
pessoais).

Perfil

-
Curso superior em Letras, Secretariado, Administração ou áreas afins.
- Conhecimento do
pacote Office Avançado
Seria muito legal se você tivesse:
- Atuado na área do
varejo de moda.
- Inglês avançado e espanhol
básico.
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